Handwerkersoftware für österreichische Betriebe: Auswahl und Vergleich

Handwerkersoftware soll nicht möglichst viele Funktionen sammeln. Sie soll die Übergaben zwischen Büro, Baustelle und Buchhaltung vereinfachen. Für österreichische Betriebe kommen zusätzlich lokale Anforderungen hinzu: etwa ÖNORM-Datenaustausch, RKSV bei Barumsätzen sowie Schnittstellen zu BMD, RZL, ELDA oder FinanzOnline.

Welche Aufgabe soll die Software zuerst lösen?

Beginnen Sie nicht beim Anbieter, sondern beim teuersten Medienbruch. Typische Ausgangspunkte sind:

• Angebote dauern zu lange oder verwenden veraltete Preise.
• Fotos, Notizen und Leistungsnachweise erreichen das Büro verspätet.
• Arbeitszeiten werden mehrfach übertragen.
• Teil- und Schlussrechnungen lassen sich nur mühsam aus dem Auftrag ableiten.
• Buchhaltung oder Steuerberatung müssen Daten manuell nacherfassen.

Formulieren Sie daraus drei bis fünf Muss-Prozesse. Eine lange Wunschliste erschwert die Auswahl, ohne den Alltag automatisch zu verbessern.

Cloud, Hybrid oder lokale Installation?

Cloud-Angebote wie HERO, plancraft, ToolTime oder Das Programm richten sich vor allem an mobile Teams und standardisierte Abläufe. Systeme wie MOS’aik, TAIFUN, KWP, ABK oder vergleichbare Branchen-ERP-Lösungen kommen eher infrage, wenn Kalkulation, Leistungsverzeichnisse, Lager, Geräte und Nachkalkulation tiefer zusammenspielen müssen. Die Produktnamen sind ein Startpunkt für eine Shortlist, keine pauschale Rangliste.

Konkrete Lösungen im Vergleich

Am Markt existieren zwei grundlegend unterschiedliche Lager: schlanke Cloud-Handwerkersoftware aus dem DACH-Raum, die den Weg vom Angebot bis zur Rechnung mobil abbildet, sowie tiefe Branchen-ERP-Systeme, die Kalkulation, Lager und österreichische Rechtskonformität von Haus aus mitbringen. Die folgende Übersicht ordnet reale Lösungen ein, die österreichische Betriebe regelmäßig auf ihre Shortlist setzen. Sie ersetzt keinen eigenen Test, sondern hilft bei der Vorauswahl.

Funktionsmatrix im Detail

Die Matrix zeigt Tendenzen, keine Zertifizierungen. Funktionsumfang, Modulzuschnitt und Schnittstellen ändern sich laufend; verifizieren Sie jedes für Sie kritische Merkmal direkt beim Anbieter und im Test mit echten Daten.

Österreich-nahe und ERP-Lösungen

TAIFUN Handwerk stammt von einem deutschen Anbieter mit eigenem österreichischen Standort in Wiener Neustadt und ist explizit auf die hiesigen Anforderungen ausgelegt: Das Modul TAIFUN Barverkauf erfüllt die Vorgaben der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV), und über die integrierten Schnittstellen – darunter DATANORM, Open Masterdata, IDS, OCI und ÖNORM – lassen sich Großhandelsdaten, Leistungsverzeichnisse und die Buchhaltung anbinden. Seit 2022 besteht zudem eine DATEV-Partnerschaft. TAIFUN eignet sich für Betriebe, die Angebot, Kalkulation, Lager, Zeiterfassung und Kassa in einem durchgängigen System führen wollen.

pds positioniert sich als komplettes Handwerks-ERP, das Angebote, Aufträge, Warenwirtschaft, Personal und Finanzbuchhaltung abdeckt und Ein- sowie Ausgangsrechnungen über geprüfte Schnittstellen und BMD direkt an die Steuerberatung übergibt. Das System richtet sich eher an mittlere bis größere Betriebe mit tieferem Prozessbedarf. MOS’aik des Herstellers Moser (am Markt seit 1979) ist ebenfalls modular aufgebaut und in SHK- und Elektrobetrieben verbreitet; Kern sind Kunden- und Projektverwaltung, die sich um Kalkulations-, Lager- und Servicemodule erweitern lassen. STREIT ist eine Branchen-ERP-Lösung für Gewerke wie SHK, Elektro und Dach und punktet mit einem integrierten Baustellen- und Einsatzplaner sowie Apps für iOS, Android und Windows. Für alle vier ERP-Systeme gilt: Preise werden individuell kalkuliert und sind nur auf Anfrage erhältlich.

Cloud-Handwerkersoftware aus dem DACH-Raum

plancraft ist eine cloudbasierte Lösung aus Hamburg für EPU und kleine Teams. Sie deckt Projektorganisation, Kalkulation, Aufgaben, Angebot und Rechnung ab; die App für iOS und Android erfasst Zeiten auch offline und synchronisiert sie später. Ein DATEV-Export für die Steuerberatung ist vorhanden. HERO richtet sich an kleine bis mittlere Handwerksbetriebe und ist vor allem für seine ausgereifte Baustellen-App bekannt: Aufmaße, Zeiten und Fotos werden direkt vor Ort und ohne Büroumweg dem Auftrag zugeordnet. ToolTime aus Berlin bildet den Auftragsprozess vom Eingang bis zur Rechnung ab und verzichtet bewusst auf Zusatzmodul-Aufpreise – der volle Funktionsumfang ist in jedem Tarif enthalten. Alle drei bieten Exporte zu DATEV, sevdesk oder lexoffice; eine native RKSV-Kassa oder eine echte BMD-Schnittstelle gehören jedoch in der Regel nicht zum Standard und sollten vor der Auswahl gezielt hinterfragt werden.

Die österreichische Abrechnungsschicht

Für die reine Rechnungs- und Kassenkonformität greifen viele Betriebe zusätzlich zu einem AT-spezifischen Werkzeug. everbill und FreeFinance sind österreichische Lösungen mit RKSV-Zertifizierung, FinanzOnline-Export und BMD/RZL-Anbindung; sie kosten je nach Paket rund 9 bis 15 Euro pro Monat. Sie ersetzen keine vollwertige Handwerkersoftware mit Aufmaß und Einsatzplanung, schließen aber genau jene Rechtslücke, die deutschen Cloud-Systemen häufig fehlt. Wer eine RKSV-taugliche Registrierkasse benötigt, prüft ergänzend dedizierte Kassensysteme.

Fünf Muss-Kriterien für Österreich

1. Buchhaltung ohne Doppelarbeit

Klären Sie mit der Steuerberatung, welches Übergabeformat tatsächlich benötigt wird. Ein DATEV-Export allein deckt österreichische Abläufe nicht immer ab. Je nach Kanzlei und Prozess können BMD, RZL, strukturierte Belegexporte oder eine direkte Schnittstelle relevant sein.

2. ÖNORM und Leistungsverzeichnisse

Im Bau- und Baunebengewerbe ist der strukturierte Austausch von Ausschreibungs-, Angebots- und Abrechnungsdaten wichtig. Fragen Sie konkret nach unterstützten Formaten wie ONLV und ONRE und testen Sie den Import einer realen Datei. Eine ÖNORM-Angabe auf der Produktseite sagt noch nichts über die Qualität des praktischen Workflows aus.

3. RKSV und Belegerstellung

Nimmt der Betrieb Barzahlungen an, muss geklärt werden, ob eine Registrierkassenlösung notwendig ist und wie sie eingebunden wird. Prüfen Sie Signatur, Belege, Ausfallsicherheit und Datenexport gemeinsam mit Steuerberatung und Kassenanbieter. Die Anforderungen hängen vom konkreten Zahlungsprozess ab.

4. Mobile Arbeit und Offline-Fall

Die App sollte Fotos, Zeiten, Material, Unterschriften und Berichte direkt dem Auftrag zuordnen. Testen Sie außerdem, was auf Baustellen mit schwacher Verbindung funktioniert und wie Konflikte nach der Synchronisation gelöst werden.

5. Datenhoheit und Wechselmöglichkeit

Verlangen Sie vor Vertragsabschluss einen vollständigen Beispielexport: Kunden, Artikel, Dokumente, Bilder, Zeiten und Buchungsdaten. Prüfen Sie Aufbewahrung, Rollen, Protokollierung, Löschkonzept und den Serverstandort im Rahmen Ihrer Datenschutzprüfung.

Welche Lösung passt zu welchem Betriebstyp?

Shortlist statt Marktüberblick

Eine belastbare Shortlist enthält höchstens drei Systeme. Fordern Sie von jedem Anbieter dasselbe Testszenario:

1. Kundenanfrage erfassen und Termin planen.
2. Angebot aus eigenen Kalkulationsbausteinen erstellen.
3. Auftrag mobil dokumentieren und Zeiten buchen.
4. Zusatzleistung freigeben und nachvollziehbar ergänzen.
5. Teil- oder Schlussrechnung erzeugen.
6. Daten an Buchhaltung oder Steuerberatung übergeben.

Bewerten Sie jeden Schritt nach Zeitbedarf, Fehleranfälligkeit und Verständlichkeit. Mitarbeitende aus Büro und Ausführung sollten beide am Test teilnehmen.

Einführung in vier Etappen

1. 1

   Prozesse und Daten bereinigen

   Vorlagen, Kunden- und Artikelstämme sowie Verantwortlichkeiten festlegen. Schlechte Altdaten nicht ungeprüft migrieren.

2. 2

   Pilotauftrag durchführen

   Ein überschaubares, echtes Projekt vom Erstkontakt bis zur Buchhaltungsübergabe vollständig abbilden.

3. 3

   Team schulen

   Kurze rollenspezifische Übungen für Büro, Bauleitung und Monteure durchführen und Rückfragen sammeln.

4. 4

   Stufenweise ausrollen

   Neue Aufträge im System starten, Kennzahlen beobachten und alte Werkzeuge erst nach erfolgreicher Kontrolle ablösen.

Sinnvolle Kennzahlen sind die Zeit vom Leistungsende bis zur Rechnung, der Anteil vollständig dokumentierter Aufträge, Korrekturen je Rechnung und manuelle Nacharbeiten in der Buchhaltung. So wird sichtbar, ob die Software tatsächlich Wirkung erzeugt.

Fazit

Für die meisten Handwerksbetriebe ist eine kleine, gut integrierte Lösung wertvoller als ein überladenes System. Die richtige Reihenfolge lautet: Engpass bestimmen, österreichische Muss-Kriterien prüfen, drei Anbieter mit demselben Auftrag testen und erst danach migrieren. Preise, Förderungen und rechtliche Anforderungen sollten vor Vertragsabschluss aktuell beim Anbieter beziehungsweise bei den zuständigen Stellen verifiziert werden. Achten Sie außerdem darauf, dass Auszahlungen und Zahlungsläufe auf ein passendes Geschäftskonto laufen, und prüfen Sie bei größeren Fuhrparks ergänzend eine Transportmanagement-Software.