Firmenbucheintrag: Kosten, Pflichten & Ablauf
Wer muss sich in das österreichische Firmenbuch eintragen lassen? Alle Infos zu GmbH, e.U. und den verbundenen Kosten.
Das Firmenbuch (ehemals Handelsregister) ist ein öffentliches Verzeichnis, das vom jeweils sachlich zuständigen Landesgericht (in Wien vom Handelsgericht) elektronisch geführt wird. Es verzeichnet rechtserhebliche Tatsachen über österreichische Unternehmen und dient der Rechtssicherheit im Geschäftsverkehr.
Wer mit einem Unternehmen Geschäfte macht, muss sich auf die dort eingetragenen Informationen (z. B. Vertretungsbefugnis der Geschäftsführer, Höhe des Stammkapitals, Firmenwortlaut) verlassen können (Publizitätswirkung). In diesem Ratgeber erklären wir, für wen der Firmenbucheintrag Pflicht ist, welche Kosten auf Sie zukommen und wie der Ablauf funktioniert.
1. Wer MUSS zwingend ins Firmenbuch?
Nicht jeder Selbstständige landet automatisch im Firmenbuch. Die Eintragungspflicht ist gesetzlich im Unternehmensgesetzbuch (UGB) geregelt und hängt primär von der gewählten Rechtsform ab.
Kapitalgesellschaften (GmbH, FlexKapG, AG)
Für Kapitalgesellschaften ist das Firmenbuch absolut konstitutiv. Das bedeutet: Die Gesellschaft existiert rechtlich erst ab dem Tag der Eintragung ins Firmenbuch. Davor besteht sie lediglich als “Vorgründungsgesellschaft”, und die Gründer haften persönlich.
Personengesellschaften (OG, KG)
Auch Offene Gesellschaften (OG) und Kommanditgesellschaften (KG) müssen zwingend eingetragen werden. Wie bei den Kapitalgesellschaften entsteht auch hier die Gesellschaft als eigenständiges Rechtssubjekt erst durch die Eintragung.
Einzelunternehmer (e.U.): Die Schwellenwert-Regelung
Für Einzelunternehmer gilt in der Regel keine Eintragungspflicht, es sei denn, Sie überschreiten gewisse Umsatzschwellen. Eine Pflicht zur Eintragung entsteht erst dann, wenn Ihr Unternehmen:
- In zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren einen Nettoumsatz von jeweils über 700.000 Euro erzielt.
- Oder in einem einzelnen Geschäftsjahr einen Nettoumsatz von über 1.000.000 Euro erzielt.
Ist die Schwelle überschritten, muss die Eintragung im Folgejahr vorgenommen werden. Zudem greift dann zwingend die Pflicht zur doppelten Buchführung (Bilanzierung).
2. Die freiwillige Eintragung: Wann ist sie sinnvoll?
Selbst wenn Sie als Einzelunternehmer nicht eintragungspflichtig sind, können Sie sich freiwillig eintragen lassen. Sie führen dann den Namenszusatz “e.U.” (eingetragener Unternehmer).
Tipp: Ein großer Vorteil der freiwilligen Eintragung ist die Wahl des Firmenwortlauts. Ohne Firmenbucheintrag müssen Sie im Rechtsverkehr immer mit Ihrem bürgerlichen Vor- und Zunamen auftreten. Als e.U. dürfen Sie einen Fantasienamen oder Sachfirmennamen führen (z. B. “TechVision Software e.U.” statt “Max Müller”). Zudem signalisiert der Eintrag vielen Geschäftspartnern und Banken mehr Professionalität.
3. Der Ablauf der Eintragung (für eine GmbH / FlexCo)
Der Eintragungsprozess ist streng formalisiert und erfordert in den meisten Fällen die Beiziehung eines Notars.
1. Gesellschaftsvertrag errichten
Der Notar erstellt den Gesellschaftsvertrag in Form eines Notariatsaktes. Bei Mehrpersonengesellschaften oder abweichenden Satzungen ist dies zwingend.
2. Bankkonto & Stammkapital
Sie eröffnen ein Geschäftskonto (lautend auf 'GmbH i.G.' – in Gründung) und zahlen das Stammkapital ein. Die Bank stellt eine formelle Bankbestätigung aus.
3. Formelles Firmenbuchgesuch
Der Notar reicht die Dokumente (Vertrag, Bankbestätigung, Unterschriftenproben, Gesellschafterliste) beim Firmenbuchgericht elektronisch (ERV) ein.
4. Prüfung und Eintragung
Das Gericht prüft den Antrag. Sind alle Dokumente korrekt, erfolgt die Eintragung. Dieser Vorgang dauert meist zwischen 1 und 3 Wochen.
4. Was steht im Firmenbuch?
Der Firmenbuchauszug enthält alle wesentlichen Informationen über Ihr Unternehmen. Jeder kann diese Informationen (gegen Gebühr) einsehen. Zu den wichtigsten Daten zählen:
- Firmenwortlaut und Rechtsform
- Sitz und genaue Geschäftsanschrift
- Datum des Abschlusses des Gesellschaftsvertrages
- Namen, Geburtsdaten und Adressen der vertretungsbefugten Personen (Geschäftsführer, Prokuristen)
- Vertretungsregelung (z. B. “vertritt selbstständig” oder “vertritt gemeinsam mit einem anderen Geschäftsführer”)
- Höhe des Stammkapitals (und ob dieses voll eingezahlt ist)
- Gesellschafter und deren Einlagen
Wichtig: Änderungen dieser Daten (z. B. ein Umzug des Büros, ein Wechsel der Geschäftsführung oder eine Kapitalerhöhung) müssen dem Firmenbuchgericht unverzüglich gemeldet werden. Bei Versäumnissen drohen empfindliche Zwangsstrafen.
5. Kosten der Firmenbucheintragung
Die Kosten setzen sich aus zwei Blöcken zusammen: den Gerichtsgebühren und den Notarkosten.
Gerichtsgebühren (ohne Förderung)
Für die Ersteintragung einer Kapitalgesellschaft (GmbH / FlexKapG) fallen fixe Gerichtsgebühren an:
- Eingabengebühr: 44 Euro (bei elektronischer Einbringung).
- Eintragungsgebühr: 449 Euro. Insgesamt müssen Sie also mit knapp 500 Euro an reinen Gerichtsgebühren rechnen.
Die NeuFöG-Befreiung
Wenn Sie im Sinne des Neugründungs-Förderungsgesetzes (NeuFöG) gründen (also in den letzten fünf Jahren nicht schon eine vergleichbare Tätigkeit ausgeübt haben), können Sie sich komplett von den Gerichtsgebühren befreien lassen. Das Formular “NeuFö2” muss dem Firmenbuchgesuch beigelegt werden.
Notarkosten
Die Kosten für den Notar (Errichtung des Vertrages, Beglaubigung der Unterschriften, Einreichung) variieren stark je nach Aufwand und liegen bei einer klassischen Mehrpersonen-GmbH zwischen 1.000 und 2.000 Euro.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wie kann ich mich oder eine andere Firma im Firmenbuch abfragen?
Der Firmenbuchauszug kann über private Verrechnungsstellen (z. B. Compass-Verlag, HF-Data, lexunited), über Steuerberater oder direkt beim Bundesrechenzentrum abgerufen werden. Die Abfrage ist kostenpflichtig (meist 3 bis 5 Euro pro Auszug). Das eigene Unternehmen kann über das Unternehmensserviceportal (USP) oft kostenlos eingesehen werden.
Was ist der Unterschied zwischen Firmenbuchnummer (FN) und UID-Nummer?
Die Firmenbuchnummer (z. B. FN 123456 a) identifiziert Ihr Unternehmen im Register des Justizministeriums. Die UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, z. B. ATU12345678) wird vom Finanzamt vergeben und ist für den innergemeinschaftlichen Geschäftsverkehr (Steuern) relevant.
Gibt es eine vereinfachte Gründung für Einzelunternehmer?
Ja, für Einzelunternehmer (e.U.) ist die freiwillige Eintragung sehr unkompliziert. Die Unterschrift auf dem Eintragungsantrag muss lediglich notariell oder gerichtlich beglaubigt werden. Die Kosten sind wesentlich geringer als bei einer GmbH (ca. 100 Euro Gerichtsgebühren, oft befreit durch NeuFöG).