Firmenbucheintrag: Kosten, Pflichten & Ablauf

Das Firmenbuch (ehemals Handelsregister) ist ein öffentliches Verzeichnis, das vom jeweils sachlich zuständigen Landesgericht (in Wien vom Handelsgericht) elektronisch geführt wird. Es verzeichnet rechtserhebliche Tatsachen über österreichische Unternehmen und dient der Rechtssicherheit im Geschäftsverkehr.

Wer mit einem Unternehmen Geschäfte macht, muss sich auf die dort eingetragenen Informationen (z. B. Vertretungsbefugnis der Geschäftsführer, Höhe des Stammkapitals, Firmenwortlaut) verlassen können (Publizitätswirkung). In diesem Ratgeber erklären wir, für wen der Firmenbucheintrag Pflicht ist, welche Kosten auf Sie zukommen und wie der Ablauf funktioniert. Bevor Sie sich mit dem Firmenbuch beschäftigen, sollten Sie die passende Rechtsform geklärt haben – sie entscheidet nämlich darüber, ob eine Eintragung überhaupt zwingend ist.

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1. Wer MUSS zwingend ins Firmenbuch?

Nicht jeder Selbstständige landet automatisch im Firmenbuch. Die Eintragungspflicht ist gesetzlich im Unternehmensgesetzbuch (UGB) geregelt und hängt primär von der gewählten Rechtsform ab.

Kapitalgesellschaften (GmbH, FlexCo, AG)

Für Kapitalgesellschaften ist das Firmenbuch absolut konstitutiv. Das bedeutet: Die Gesellschaft existiert rechtlich erst ab dem Tag der Eintragung ins Firmenbuch. Davor besteht sie lediglich als “Vorgründungsgesellschaft”, und die Gründer haften persönlich.

Das gilt auch für die seit 1. Jänner 2024 verfügbare Flexible Kapitalgesellschaft (FlexCo/FlexKapG). Diese startup-freundliche Rechtsform kombiniert die Vorteile der GmbH mit einem Mindeststammkapital von € 10.000 und der Möglichkeit von Unternehmenswert-Anteilen für Mitarbeitende. Auch sie entsteht rechtlich erst mit der Firmenbucheintragung und muss zwingend einen der Rechtsformzusätze “Flexible Kapitalgesellschaft”, “FlexKapG” oder “FlexCo” führen.

Personengesellschaften (OG, KG)

Auch Offene Gesellschaften (OG) und Kommanditgesellschaften (KG) müssen zwingend eingetragen werden. Wie bei den Kapitalgesellschaften entsteht auch hier die Gesellschaft als eigenständiges Rechtssubjekt erst durch die Eintragung.

Einzelunternehmer (e.U.): Die Schwellenwert-Regelung

Für Einzelunternehmer gilt in der Regel keine Eintragungspflicht, es sei denn, Sie überschreiten gewisse Umsatzschwellen. Maßgeblich ist hier die Rechnungslegungspflicht nach § 189 UGB. Eine Pflicht zur Eintragung entsteht erst dann, wenn Ihr Unternehmen:

• in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren einen Nettoumsatz von jeweils über € 700.000 erzielt oder
• in einem einzelnen Geschäftsjahr einen Nettoumsatz von über € 1.000.000.

Ist die Schwelle überschritten, muss die Eintragung im übernächsten (bzw. bei der Millionengrenze bereits im folgenden) Geschäftsjahr vorgenommen werden. Zudem greift dann zwingend die Pflicht zur doppelten Buchführung (Bilanzierung). Freiberufler (etwa Ärzte, Rechtsanwälte) sowie land- und forstwirtschaftliche Betriebe sind von dieser Schwellenwert-Regelung ausgenommen.

Rechtsform, Pflicht und Kosten auf einen Blick

Die folgende Übersicht zeigt, welche Rechtsform ins Firmenbuch muss und mit welchen Gründungskosten grob zu rechnen ist. Die Gebühren entsprechen dem Stand 2026; maßgeblich ist stets der aktuelle Gebührentarif des Justizministeriums.

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2. Die freiwillige Eintragung: Wann ist sie sinnvoll?

Selbst wenn Sie als Einzelunternehmer nicht eintragungspflichtig sind, können Sie sich freiwillig eintragen lassen. Sie führen dann den Namenszusatz “e.U.” (eingetragener Unternehmer).

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3. Der Ablauf der Eintragung (für eine GmbH / FlexCo)

Was Stammkapital genau bedeutet und welcher Teil davon bar einzuzahlen ist, steht kurz im Glossar.

Der Eintragungsprozess ist streng formalisiert und erfordert in den meisten Fällen die Beiziehung eines Notars. Nur bei der vereinfachten Gründung einer Einpersonen-GmbH, bei der der einzige Gesellschafter zugleich einziger Geschäftsführer ist und die Standardsatzung verwendet wird, kann unter bestimmten Voraussetzungen auf den Notar verzichtet werden.

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   1. Gesellschaftsvertrag errichten

   Der Notar erstellt den Gesellschaftsvertrag in Form eines Notariatsaktes. Bei Mehrpersonengesellschaften oder abweichenden Satzungen ist dies zwingend. Das Mindeststammkapital der GmbH beträgt seit 1.1.2024 € 10.000, davon sind € 5.000 bar einzuzahlen.

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   2. Bankkonto & Stammkapital

   Sie eröffnen ein Geschäftskonto (lautend auf 'GmbH i.G.' – in Gründung) und zahlen das Stammkapital ein. Die Bank stellt eine formelle Bankbestätigung aus.

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   3. Musterzeichnung & Beglaubigung

   Die Geschäftsführer geben eine notariell beglaubigte Musterzeichnung ihrer Unterschrift ab. Damit wird die Echtheit der Unterschrift für den Rechtsverkehr bestätigt.

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   4. Formelles Firmenbuchgesuch

   Der Notar reicht die Dokumente (Vertrag, Bankbestätigung, Musterzeichnungen, Gesellschafterliste, ggf. NeuFöG-Bestätigung) beim Firmenbuchgericht elektronisch (ERV) ein.

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   5. Prüfung und Eintragung

   Das Gericht prüft den Antrag. Sind alle Dokumente korrekt, erfolgt die Eintragung. Dieser Vorgang dauert je nach Gericht und Auslastung meist zwischen wenigen Tagen und drei Wochen.

Sofern für Ihre Tätigkeit ein reglementiertes oder freies Gewerbe erforderlich ist, sollten Sie parallel die Gewerbeanmeldung vornehmen. Firmenbucheintrag und Gewerberecht sind zwei getrennte Vorgänge, die beide erledigt werden müssen.

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4. Was steht im Firmenbuch?

Der Firmenbuchauszug enthält alle wesentlichen Informationen über Ihr Unternehmen. Jeder kann diese Informationen (gegen Gebühr) einsehen. Zu den wichtigsten Daten zählen:

• Firmenwortlaut und Rechtsform
• Sitz und genaue Geschäftsanschrift
• Datum des Abschlusses des Gesellschaftsvertrages
• Namen, Geburtsdaten und Adressen der vertretungsbefugten Personen (Geschäftsführer, Prokuristen)
• Vertretungsregelung (z. B. “vertritt selbstständig” oder “vertritt gemeinsam mit einem anderen Geschäftsführer”)
• Höhe des Stammkapitals (und ob dieses voll eingezahlt ist)
• Gesellschafter und deren Einlagen

Wichtig: Änderungen dieser Daten (z. B. ein Umzug des Büros, ein Wechsel der Geschäftsführung oder eine Kapitalerhöhung) müssen dem Firmenbuchgericht unverzüglich gemeldet werden. Bei Versäumnissen drohen empfindliche Zwangsstrafen. Kapitalgesellschaften müssen zudem ihren Jahresabschluss innerhalb von neun Monaten nach dem Bilanzstichtag beim Firmenbuch einreichen (Offenlegungspflicht).

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4.1 High Value Datasets: Firmenbuch und Gewerberegister

Das Herzstück der österreichischen B2B-Datenlandschaft bilden die High Value Datasets (HVD) des Firmenbuchs, bereitgestellt durch das Bundesministerium für Justiz (BMJ). Basierend auf der Durchführungsverordnung (EU) 2023/138 liefert dieser Datensatz maschinenlesbare Informationen (XML via API-Endpoint) zu Unternehmensstrukturen, Eigentümerschaft und Rechnungslegungsunterlagen über das Open-Data-Portal data.gv.at.

Der analytische Wert dieses Datensatzes wird durch eine Brücken-Datenbank der Statistik Austria vervielfacht, welche den Firmenbuchnummern (FBNR) die aktive ÖNACE-Wirtschaftszweigklassifikation zuordnet. Parallel dazu digitalisiert das Bundesministerium für Wirtschaft das Gewerberegister: Durch die Initiative “GISA-Express” werden Gewerbeanmeldungen (identifiziert via ID Austria) künftig unmittelbar und automatisch in das Gewerbeinformationssystem Austria (GISA) eingetragen und die aggregierten, nicht-personenbezogenen Daten als Open Data veröffentlicht.

Anwendungsfall für interne Tools und B2B-Software: B2B-Software und Informationsportale können durch die Synchronisation von BMJ-Firmenbuch-API und GISA-Daten automatisierte Stammdaten-Abgleiche, Bonitätsprüfungen und Analysen von Gesellschafterstrukturen direkt in digitale Arbeitsabläufe integrieren.

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5. Kosten der Firmenbucheintragung

Die Kosten setzen sich aus zwei Blöcken zusammen: den Gerichtsgebühren und den Notarkosten.

Gerichtsgebühren (ohne Förderung)

Für die Ersteintragung einer Kapitalgesellschaft (GmbH / FlexCo) fallen fixe Gerichtsgebühren an (Stand 2026):

• Eingabengebühr: € 44 bei elektronischer Einbringung.
• Eintragungsgebühr: € 449.

Insgesamt müssen Sie also mit € 493 an reinen Gerichtsgebühren rechnen. Diese Beträge unterliegen der jährlichen Valorisierung und können daher angepasst werden.

Die NeuFöG-Befreiung

Notarkosten

Die Kosten für den Notar (Errichtung des Vertrages, Beglaubigung der Unterschriften, Einreichung) variieren stark je nach Aufwand; für eine Mehrpersonengesellschaft veranschlagt die Wirtschaftskammer € 2.000 aufwärts. Bei der freiwilligen e.U.-Eintragung fällt lediglich die Beglaubigung der Unterschrift auf dem Antrag an, was deutlich günstiger ist.

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